Samazinoties biroju nozīmei, pieaug biroju vadītāju loma uzņēmumā
- Autors: Liene Viduša, Eiropas Tālmācības centra pasniedzēja
Foto - publicitātes
Liela daļa organizāciju un uzņēmumu šobrīd īsteno hibrīddarba principus, kad daļu laika darbinieki var strādāt attālināti, vai pat piedāvā iespējas strādāt pilnībā attālināti, atkarībā no darba specifikas. Biroju jēga un nozīme mūsdienās ir mainījusies un nereti tie kalpo tikai kā socializēšanās vieta, tāpēc rodas jautājums – vai un kā mainījusies biroja vadītāju loma un funkcijas?
Paradoksāli, bet, samazinoties biroja nozīmei, biroja vadītāju loma kļūst aizvien būtiskāka, bet viņu darbs – izaicinošāks un sarežģītāks. Laikā, kad daļa darbu notiek ierastajā formātā, bet daļa – digitalizēta, lietvežiem jāspēj uzturēt daudz sarežģītākas uzskaites sistēmas, bet biroja vadītājiem jāspēj organizēt ikdienas darbu, gan ņemot vērā klātienes aspektus (telpu pieejamību u.tml.), gan digitālos.
Lietvedība kļūst digitalizētāka
Analizējot pārmaiņas lietvedībā, jāuzsver, ka šobrīd straujiem soļiem virzāmies uz digitalizāciju. Lietvedis vairāk nav cilvēks, kurš organizē milzīgu skapi, kas pilns ar dokumentu mapēm. Šobrīd, kad daļa dokumentu aizvien tiek saglabāti papīra formātā, lietvedim jāspēj arī strādāt “mākonī”, lejupielādēt failus, uzturēt digitālo reģistru, parakstīt failus ar e-parakstu u.tml. Abas datu plūsmas jāspēj savienot, lai tās veidotu vienu dokumentu kopumu.
Arī laika plānošana notiek digitāli – ir jāpagūst ne tikai plānot sapulces, bet arī piedalīties tajās, ja nepieciešams, protokolēt u.tml. Tāpat jāspēj vadīt sanāksmes, kurās daļa dalībnieku ir klātienē, bet daļa – aiz datora ekrāna. Vadīt šādas sapulces un uzraudzīt, lai visiem dalībniekiem ir vienlīdzīgas iespējas izteikties, reizēm ir ļoti izaicinoši.
Sabalansēt informācija pieejamību un datu aizsardzību
Šobrīd lietvedim jāspēj ne tikai orientēties elektroniskajās dokumentu vadības sistēmās, bet jāspēj izvēlēties atbilstošākie formāti failu uzglabāšanai. Tāpat ir svarīgi uzraudzīt, lai visa veida informācijas uzglabāšana (neraugoties uz faila formātu) būtu droša, lai informācijai varētu ērti piekļūt tie, kuriem tai jāpiekļūst, vai faili tiktu dublēti, lai tiktu ievēroti datu aizsardzības principi utt. Tāpat ir jāpārzina datu glabāšanas termiņi un nosacījumi informācijai nodošanai valsts arhīvā.
Digitālo prasmju nozīme
Mūsdienās lietvedim un biroja vadītājam ir ļoti svarīgi pārvaldīt digitālās prasmes. Turklāt, jāņem vērā, ka spēja lietot sociālos medijus, darboties dažādos interneta pārlūkos, pārvaldīt dažādas e-pasta sistēmas u.tml., vēl nenozīmē, ka tās ir visas nepieciešamās digitālās prasmes. Piemēram, ir jāprot ne tikai izveidot jaunus dokumentus, bet jāzina, kā tos atbilstoši noformēt, kā lietot e-parakstu, kā veidot drošas paroles, kopīgot failus u.tml. Ir daudz mazu, bet svarīgu detaļu, kurām lietvedim vai birojam vadītājam jāspēj izsekot līdzi.
Arī biroja vadītāju darba ikdiena kļūst aizvien digitalizētāka. Ņemot vērā, ka aizvien vairāk uzņēmumos ir hibrīddarbs, turklāt, darba vietu skaits biroja telpās nereti ir mazāks, nekā kopējais darbinieku skaits, biroja vadītājam jāspēj veiksmīgi plānot gan telpu noslodzi, gan sapulces, kas, kā jau minēts, nereti notiek gan klātienē, gan attālināti. Ir jāprot, ne tikai organizēt sanāksmes dažādās platformās, piemēram, “Zoom”, “MS Teams” u.tml., bet arī izmantot šo platformu piedāvātos rīkus: tāfeles u.c. Tāpat jāspēj piefiksēt, kuri dalībnieki bijuši sapulcē – jā kādreiz to varēja izdarīt ar parakstu lapu, tad tagad informācija jāiegūst no attālinātās sapulces dalībnieku saraksta.
Darbinieku labbūtība un digitālā saliedēšanās
Tradicionāli pierasts, ka biroja vadītājs rūpējas par darbinieku labbūtību, reaģē uz vajadzībām un organizē saliedēšanās pasākumus kolektīvam. Šobrīd, laikā, kad klātienē visi satiekas aizvien retāk un retāk, biroja vadītājam jāspēj darīt visu to pašu: organizēt radošas un izzinošas aktivitātes ne vien klātienē, bet arī tiešsaistē, ļaujot darbiniekiem nezaudēt piederības sajūtu uzņēmumam un apmierinot viņu vajadzības pēc socializēšanās ar darba kolēģiem.
Organizācijas sirds un dvēsele
Biroja vadītājs ir katras organizācijas sirds un dvēsele, un līdz ar hibrīddarba vai attālinātā darba kļūšanu par jauno normālo, biroja vadītāja darbs ir kļuvis daudz sarežģītāks. Ir jāspēj digitāli plānot laiku, telpu, piedalīties projektos, koordinēt dokumentu apriti un uzraudzīt izpildes termiņus, kā arī nepieciešamības gadījumā pārstāvēt uzņēmumu vai attālināti risināt problēmjautājumus,, arī “sajust” kolēģu garastāvokli caur datora ekrānu, pamanīt, ja kāds ir noguris vai pārstrādājies un organizēt kādas motivējošas aktivitātes, u.tml.
Biroja vadītāja amats bieži vien netiek pienācīgi novērtēts, taču mums jāatveras, ka visbiežāk katrā uzņēmumā ir tikai viens biroja vadītājs, uz kura pleciem gulstas ļoti daudz. Šis amats prasa ļoti daudzpusīgas zināšanas, kuras nepārtraukti jāpilnveido. Ja uzņēmuma nav fiziskā biroja vai arī, ja darbs notiek daļēji attālināti, biroja vadītāja loma kļūst vēl svarīgāka.